Gestión por Procesos y Simplificación Administrativa

Temario jerárquico

Módulo 1 - Fundamentos de gestion por procesos y valor publico

1. 1.1. Enfoque funcional y enfoque por procesos
2. 1.2. Valor publico y necesidades ciudadanas
3. 1.3. Proceso, producto, resultado e impacto
4. 1.4. Procesos estrategicos, misionales y de soporte
5. 1.5. Cadena de valor institucional
6. 1.6. Principios de orientacion a resultados
7. 1.7. Roles iniciales de gobierno de procesos
8. 1.8. Evidencias y trazabilidad del proceso
9. 1.9. Diagnostico introductorio de una entidad ficticia

Módulo 2 - Marco rector 2025 y gobernanza de procesos

1. 2.1. Alcance de la Norma Tecnica 002-2025
2. 2.2. Guia practica aprobada por RSGP 009-2025
3. 2.3. Responsabilidad de la maxima autoridad
4. 2.4. Rol conductor de modernizacion
5. 2.5. Dueños, participantes y equipos de procesos
6. 2.6. Plan de trabajo y condiciones habilitantes
7. 2.7. Articulacion con instrumentos de gestion
8. 2.8. Control documental y aprobaciones
9. 2.9. Hoja de ruta de implementacion

Módulo 3 - Identificacion del contexto y necesidades

1. 3.1. Ciudadania, usuarios y grupos de interes
2. 3.2. Necesidades, expectativas y problemas
3. 3.3. Mandatos, competencias y limites
4. 3.4. Productos institucionales y receptores
5. 3.5. Analisis de demanda y volumen
6. 3.6. Canales, territorio y accesibilidad
7. 3.7. Riesgos del contexto
8. 3.8. Priorizacion basada en evidencia
9. 3.9. Ficha de contexto del proceso

Módulo 4 - Inventario y arquitectura de procesos

1. 4.1. Criterios para identificar procesos
2. 4.2. Inventario institucional
3. 4.3. Niveles y desagregacion
4. 4.4. Codificacion y nomenclatura
5. 4.5. Relacion entre macroprocesos y procesos
6. 4.6. Arquitectura y cadena de valor
7. 4.7. Matriz de interacciones
8. 4.8. Versionado y control de cambios
9. 4.9. Validacion colegiada del inventario

Módulo 5 - Caracterizacion de procesos

1. 5.1. Objetivo y alcance del proceso
2. 5.2. Proveedores, entradas, salidas y clientes
3. 5.3. Actividades y secuencia
4. 5.4. Responsables y participantes
5. 5.5. Recursos, controles y documentos
6. 5.6. Indicadores y metas
7. 5.7. Riesgos y oportunidades
8. 5.8. Ficha de caracterizacion
9. 5.9. Revision y aprobacion institucional

Módulo 6 - Diagramacion y modelamiento

1. 6.1. Proposito del modelo
2. 6.2. Simbolos y convenciones consistentes
3. 6.3. Inicio, fin, actividades y decisiones
4. 6.4. Carriles y responsabilidades
5. 6.5. Eventos, excepciones y retrabajos
6. 6.6. Nivel de detalle apropiado
7. 6.7. Validacion con ejecutores
8. 6.8. Control de versiones del diagrama
9. 6.9. Taller de modelamiento de un caso ficticio

Módulo 7 - Documentacion de procedimientos

1. 7.1. Del proceso al procedimiento
2. 7.2. Estructura de un procedimiento
3. 7.3. Tareas, responsables y registros
4. 7.4. Reglas de negocio y puntos de control
5. 7.5. Plazos y condiciones de inicio
6. 7.6. Formularios y anexos
7. 7.7. Excepciones y escalamiento
8. 7.8. Aprobacion y difusion
9. 7.9. Expediente documental del procedimiento

Módulo 8 - Indicadores y medicion de desempeño

1. 8.1. Objetivo de medicion
2. 8.2. Indicadores de eficacia y eficiencia
3. 8.3. Calidad, oportunidad y satisfaccion
4. 8.4. Formula, unidad y frecuencia
5. 8.5. Linea base y metas
6. 8.6. Fuente, responsable y control de datos
7. 8.7. Tablero de indicadores
8. 8.8. Interpretacion y alertas
9. 8.9. Ficha tecnica del indicador

Módulo 9 - Gestion de riesgos en procesos

1. 9.1. Riesgo, causa, evento y efecto
2. 9.2. Identificacion por actividad
3. 9.3. Controles preventivos y detectivos
4. 9.4. Probabilidad e impacto
5. 9.5. Valoracion de riesgo residual
6. 9.6. Respuesta y responsable
7. 9.7. Integridad y segregacion de funciones
8. 9.8. Seguimiento de controles
9. 9.9. Matriz de riesgos ficticia

Módulo 10 - Analisis del desempeño y brechas

1. 10.1. Lectura integral de evidencias
2. 10.2. Variacion, tendencia y estacionalidad
3. 10.3. Cuellos de botella
4. 10.4. Esperas, reprocesos y desperdicios
5. 10.5. Causas raiz y supuestos
6. 10.6. Priorizacion de brechas
7. 10.7. Contraste con usuarios
8. 10.8. Informe de diagnostico
9. 10.9. Decision documentada de mejora

Módulo 11 - Diseño y rediseño de procesos

1. 11.1. Vision del proceso mejorado
2. 11.2. Criterios de rediseño
3. 11.3. Eliminacion y combinacion de actividades
4. 11.4. Simplificacion de decisiones
5. 11.5. Redistribucion responsable de carga
6. 11.6. Estandarizacion y controles
7. 11.7. Prototipo del proceso futuro
8. 11.8. Analisis de viabilidad
9. 11.9. Validacion del diseño propuesto
10. 11.10. Examen parcial de Procesos y Simplificación

Módulo 12 - Simplificacion administrativa y LPAG

1. 12.1. Principios de simplificacion
2. 12.2. Legalidad y competencia
3. 12.3. Derechos de las personas administradas
4. 12.4. Requisitos y prohibiciones
5. 12.5. Plazos, silencios y efectos
6. 12.6. Declaraciones juradas y fiscalizacion posterior
7. 12.7. Gratuidad, costos y tasas
8. 12.8. Revision del procedimiento ficticio
9. 12.9. Consulta juridica y limites de aplicacion

Módulo 13 - TUPA, procedimientos y servicios prestados en exclusividad

1. 13.1. Funcion y alcance del TUPA
2. 13.2. Sustento legal de procedimientos
3. 13.3. Requisitos, calificacion y plazos
4. 13.4. Canales y formularios
5. 13.5. Derecho de tramitacion
6. 13.6. Servicios prestados en exclusividad
7. 13.7. Estandarizacion y consistencia
8. 13.8. Publicidad y acceso
9. 13.9. Matriz de revision TUPA ficticia

Módulo 14 - Calidad regulatoria y cargas administrativas

1. 14.1. Problema publico y objetivo regulatorio
2. 14.2. Necesidad y proporcionalidad
3. 14.3. Analisis de Calidad Regulatoria
4. 14.4. AIR Ex Ante y alternativas
5. 14.5. Costos de cumplimiento
6. 14.6. Cargas administrativas
7. 14.7. Evidencia y consulta
8. 14.8. Seguimiento de la regulacion
9. 14.9. Nota tecnica de revision

Módulo 15 - Digitalizacion y automatizacion responsable

1. 15.1. Preparacion antes de digitalizar
2. 15.2. Datos, documentos y reglas
3. 15.3. Interoperabilidad y reutilizacion
4. 15.4. Automatizacion de tareas
5. 15.5. Firma, identidad y notificacion
6. 15.6. Seguridad y proteccion de datos
7. 15.7. Accesibilidad y brecha digital
8. 15.8. Pruebas y contingencias
9. 15.9. Mapa de transformacion digital

Módulo 16 - Experiencia ciudadana y calidad del servicio

1. 16.1. Viaje de la persona usuaria
2. 16.2. Momentos de verdad
3. 16.3. Lenguaje claro
4. 16.4. Canales presenciales y digitales
5. 16.5. Accesibilidad e interculturalidad
6. 16.6. Quejas, reclamos y retroalimentacion
7. 16.7. Estandares de servicio
8. 16.8. Medicion de satisfaccion
9. 16.9. Plan de mejora de experiencia

Módulo 17 - Implementacion del proceso mejorado

1. 17.1. Plan de implementacion
2. 17.2. Patrocinio y responsabilidades
3. 17.3. Recursos y cronograma
4. 17.4. Comunicacion y capacitacion
5. 17.5. Piloto y criterios de exito
6. 17.6. Gestion de incidencias
7. 17.7. Transicion y continuidad
8. 17.8. Aceptacion y cierre
9. 17.9. Acta de implementacion ficticia

Módulo 18 - Seguimiento, mejora continua y sostenibilidad

1. 18.1. Ciclo de mejora continua
2. 18.2. Recoleccion periodica de datos
3. 18.3. Reuniones de desempeño
4. 18.4. Acciones correctivas y preventivas
5. 18.5. Gestion de cambios
6. 18.6. Madurez del proceso
7. 18.7. Lecciones aprendidas
8. 18.8. Sostenibilidad documental
9. 18.9. Agenda de mejora trimestral

Módulo 19 - Auditoria, control y evidencia

1. 19.1. Evidencia suficiente y pertinente
2. 19.2. Trazabilidad de decisiones
3. 19.3. Autocontrol y supervision
4. 19.4. Pruebas de cumplimiento
5. 19.5. Hallazgos y causas
6. 19.6. Planes de accion
7. 19.7. Seguimiento de compromisos
8. 19.8. Proteccion de datos y reserva
9. 19.9. Carpeta de evidencia ficticia

Módulo 20 - Gestion del cambio y cultura por procesos

1. 20.1. Actores, intereses y resistencias
2. 20.2. Narrativa de cambio
3. 20.3. Participacion de servidores
4. 20.4. Desarrollo de capacidades
5. 20.5. Liderazgo y ejemplo
6. 20.6. Incentivos no monetarios
7. 20.7. Comunicacion de avances
8. 20.8. Medicion de adopcion
9. 20.9. Estrategia de cambio ficticia

Módulo 21 - Proyecto integrador de procesos y simplificacion

1. 21.1. Seleccion del problema ficticio
2. 21.2. Contexto, usuarios y valor esperado
3. 21.3. Inventario y caracterizacion
4. 21.4. Modelamiento del proceso actual
5. 21.5. Indicadores, riesgos y brechas
6. 21.6. Diseño del proceso futuro
7. 21.7. Simplificacion y control normativo
8. 21.8. Plan de implementacion y seguimiento
9. 21.9. Sustentacion del expediente integrador
10. 21.10. Examen final de Procesos y Simplificación