Gestión Documentaria y Archivo en la Administración Pública

Temario jerárquico

Módulo 1 · Sistema Nacional de Archivos y función archivística pública

1. 1.1. Finalidad y alcance del Sistema Nacional de Archivos
2. 1.2. Archivo General de la Nación como ente rector
3. 1.3. Integrantes, coordinación y ámbito territorial
4. 1.4. Patrimonio documental y responsabilidad pública
5. 1.5. Principios de procedencia, orden original e integridad
6. 1.6. Función archivística y valor para la gestión
7. 1.7. Normas, asistencia y supervisión archivística
8. 1.8. Riesgos sistémicos por dispersión y abandono
9. 1.9. Mapa ficticio de actores del sistema archivístico

Módulo 2 · Administración de archivos en las entidades públicas

1. 2.1. Objeto y alcance de la administración de archivos
2. 2.2. Documento archivístico físico, electrónico y digital
3. 2.3. Responsabilidades de la máxima autoridad y unidades
4. 2.4. Procesos y servicios archivísticos articulados
5. 2.5. Instrumentos normativos y documentos de gestión
6. 2.6. Recursos, perfiles y competencias del personal
7. 2.7. Control, seguimiento e informe de cumplimiento
8. 2.8. Brechas frecuentes de administración archivística
9. 2.9. Diagnóstico ficticio frente a la Directiva 001-2023

Módulo 3 · Sistema Institucional de Archivos y niveles de archivo

1. 3.1. Componentes del Sistema Institucional de Archivos
2. 3.2. Órgano de Administración de Archivos
3. 3.3. Archivo de gestión y responsabilidad productora
4. 3.4. Archivos periféricos y desconcentrados
5. 3.5. Archivo central y coordinación técnica
6. 3.6. Flujos entre niveles y custodia documentada
7. 3.7. Normativa interna y gobernanza del sistema
8. 3.8. Indicadores de articulación y capacidad
9. 3.9. Organigrama archivístico de una entidad ficticia

Módulo 4 · Gobernanza, responsabilidades y Plan Anual de Trabajo Archivístico

1. 4.1. Gobernanza y patrocinio de la alta dirección
2. 4.2. Responsable del órgano de archivos y enlaces
3. 4.3. Diagnóstico anual de necesidades archivísticas
4. 4.4. Objetivos, actividades, metas y cronograma del PATA
5. 4.5. Presupuesto, recursos y responsables del plan
6. 4.6. Aprobación, remisión y comunicación del PATA
7. 4.7. Modificaciones normativas de 2025 aplicables
8. 4.8. Seguimiento, evaluación e informe anual
9. 4.9. Proyecto ficticio de Plan Anual de Trabajo Archivístico

Módulo 5 · Ciclo de vida, captura y control de documentos

1. 5.1. Producción y recepción como inicio del ciclo documental
2. 5.2. Captura del documento y su contexto
3. 5.3. Registro, código, fecha y productor
4. 5.4. Clasificación inicial y asociación al expediente
5. 5.5. Uso activo, consulta y control de préstamo
6. 5.6. Cierre del expediente y preparación archivística
7. 5.7. Transferencia, retención y disposición final
8. 5.8. Continuidad del contexto entre soportes
9. 5.9. Trazabilidad ficticia del nacimiento al cierre

Módulo 6 · Clasificación documental, funciones y series

1. 6.1. Funciones y procesos como base de clasificación
2. 6.2. Fondo, sección, subsección y serie documental
3. 6.3. Identificación del productor y competencia
4. 6.4. Denominación y alcance de una serie
5. 6.5. Tipos documentales que integran la serie
6. 6.6. Cuadro de clasificación y codificación
7. 6.7. Series transversales y series sustantivas
8. 6.8. Errores por clasificación temática o arbitraria
9. 6.9. Ficha ficticia de identificación de serie

Módulo 7 · Organización, ordenación y control de expedientes

1. 7.1. Organización como clasificación y ordenación
2. 7.2. Procedencia y respeto del orden original
3. 7.3. Unidades documentales simples y compuestas
4. 7.4. Orden cronológico, numérico, alfabético y mixto
5. 7.5. Conformación, apertura y cierre de expedientes
6. 7.6. Separación de duplicados y material no archivístico
7. 7.7. Rotulado, signatura y ubicación controlada
8. 7.8. Reorganización sin pérdida de evidencia
9. 7.9. Ejercicio ficticio de ordenación de expedientes

Módulo 8 · Descripción archivística, inventarios y metadatos

1. 8.1. Descripción para identificar, localizar y comprender
2. 8.2. Inventario de transferencia y control
3. 8.3. Campos mínimos de identificación y contexto
4. 8.4. Fechas extremas, volumen y soporte
5. 8.5. Alcance, contenido, acceso y restricciones
6. 8.6. Metadatos de ubicación, custodia y eventos
7. 8.7. Normalización de nombres y vocabularios
8. 8.8. Control de calidad de inventarios
9. 8.9. Inventario ficticio con prueba de recuperación

Módulo 9 · Foliación, integridad y control de versiones

1. 9.1. Finalidad de la foliación y sus límites
2. 9.2. Documentos sujetos a foliación en el expediente
3. 9.3. Numeración correlativa y ubicación del folio
4. 9.4. Correcciones, refoliación y constancia
5. 9.5. Anexos, planos, medios y soportes especiales
6. 9.6. Integridad del expediente y piezas vinculadas
7. 9.7. Control de versiones y copias de trabajo
8. 9.8. Hallazgos por faltantes, duplicados o saltos
9. 9.9. Acta ficticia de verificación de integridad
10. 9.10. Examen parcial acumulativo · Gestión Documentaria y Archivo en la Administración Pública

Módulo 10 · Archivos de gestión, periféricos y desconcentrados

1. 10.1. Responsabilidad del archivo de gestión
2. 10.2. Organización durante la tramitación activa
3. 10.3. Expedientes cerrados y plazo de permanencia
4. 10.4. Mobiliario, unidades de conservación y rotulado
5. 10.5. Consulta interna y préstamo documentado
6. 10.6. Archivos periféricos por volumen o especialidad
7. 10.7. Archivos desconcentrados y coordinación técnica
8. 10.8. Preparación oportuna para transferencia
9. 10.9. Plan ficticio de mejora de un archivo de gestión

Módulo 11 · Archivo central, consulta, préstamo y servicio archivístico

1. 11.1. Misión y funciones del archivo central
2. 11.2. Recepción y control de transferencias
3. 11.3. Depósitos, ubicación topográfica y custodia
4. 11.4. Catálogos, inventarios y herramientas de consulta
5. 11.5. Solicitud, préstamo, devolución y seguimiento
6. 11.6. Reprografía, autenticidad y condiciones de servicio
7. 11.7. Acceso, reserva y protección de información
8. 11.8. Estadísticas y mejora del servicio archivístico
9. 11.9. Diseño ficticio de atención y préstamo

Módulo 12 · Transferencia de documentos archivísticos

1. 12.1. Transferencia como cambio formal de custodia
2. 12.2. Cronograma y coordinación con unidades productoras
3. 12.3. Requisitos de cierre, orden e inventario
4. 12.4. Cotejo físico o digital y control de diferencias
5. 12.5. Acta de transferencia y responsabilidades
6. 12.6. Embalaje, transporte y seguridad
7. 12.7. Recepción, ubicación y actualización de instrumentos
8. 12.8. Rechazo, subsanación y trazabilidad
9. 12.9. Simulación ficticia de transferencia primaria

Módulo 13 · Valoración documental y Programa de Control de Documentos Archivísticos

1. 13.1. Valor primario y valor permanente
2. 13.2. Identificación de series para valoración
3. 13.3. Conformación y funciones del comité evaluador
4. 13.4. Plazos de retención y eventos de corte
5. 13.5. Programa de Control de Documentos Archivísticos
6. 13.6. Valoración de documentos archivísticos digitales
7. 13.7. Sustento jurídico, administrativo, fiscal e histórico
8. 13.8. Revisión y actualización de decisiones
9. 13.9. Ficha ficticia de valoración de una serie

Módulo 14 · Eliminación autorizada, disposición final y evidencia

1. 14.1. Disposición final y prohibición de eliminación informal
2. 14.2. Identificación de documentos declarados innecesarios
3. 14.3. Inventarios, muestras y sustento del expediente
4. 14.4. Revisión por comité y autoridad competente
5. 14.5. Solicitud y autorización del AGN o archivo regional
6. 14.6. Acta, supervisión y método de destrucción
7. 14.7. Protección de datos durante la disposición
8. 14.8. Evidencia posterior y actualización de instrumentos
9. 14.9. Expediente ficticio de eliminación autorizada

Módulo 15 · Conservación preventiva de documentos en soporte físico

1. 15.1. Conservación preventiva y gestión del entorno
2. 15.2. Diagnóstico del soporte y estado físico
3. 15.3. Temperatura, humedad, luz, polvo y contaminantes
4. 15.4. Unidades de conservación y mobiliario
5. 15.5. Manipulación, transporte y consulta segura
6. 15.6. Prevención y respuesta frente a plagas
7. 15.7. Deterioro, aislamiento y derivación especializada
8. 15.8. Plan de limpieza y monitoreo documentado
9. 15.9. Mapa ficticio de riesgos de un depósito

Módulo 16 · Acceso, transparencia, reserva y protección de datos

1. 16.1. Servicio archivístico y derecho de acceso
2. 16.2. Búsqueda razonable y localización de información
3. 16.3. Restricciones legales y análisis de acceso
4. 16.4. Datos personales y documentos con acceso limitado
5. 16.5. Testado, disociación y copias públicas
6. 16.6. Consulta en sala, préstamo y reproducción
7. 16.7. Registro de usuarios, solicitudes y entregas
8. 16.8. Equilibrio entre conservación, acceso y privacidad
9. 16.9. Respuesta ficticia a una solicitud de archivo

Módulo 17 · Auditoría, riesgos, emergencias y continuidad del archivo

1. 17.1. Auditoría del sistema y criterios de evidencia
2. 17.2. Mapa de riesgos por proceso y nivel de archivo
3. 17.3. Pérdida, alteración, acceso indebido y obsolescencia
4. 17.4. Incendio, inundación, sismo y plagas
5. 17.5. Servicios y documentos críticos
6. 17.6. Continuidad, respaldo y recuperación priorizada
7. 17.7. Inventario de controles y pruebas periódicas
8. 17.8. Incidentes, acciones correctivas y aprendizaje
9. 17.9. Simulacro ficticio de continuidad archivística

Módulo 18 · Proyecto de implementación y mejora del sistema de archivos

1. 18.1. Alcance, patrocinio y equipo del proyecto archivístico
2. 18.2. Línea base normativa, organizativa y documental
3. 18.3. Brechas priorizadas por riesgo y servicio
4. 18.4. Diseño del sistema, instrumentos y procedimientos
5. 18.5. Plan de recursos, capacitación y gestión del cambio
6. 18.6. Piloto de organización, transferencia o servicio
7. 18.7. Indicadores, auditoría y criterios de aceptación
8. 18.8. Sostenibilidad, actualización y mejora continua
9. 18.9. Defensa del proyecto integral de archivos
10. 18.10. Examen final acumulativo · Gestión Documentaria y Archivo en la Administración Pública